Benutzerhandbuch

Sie können sich über die Website www.apputzer.com oder unter folgendem Link mit der Eingabe Ihres Firmennamens und E-Mail Adresse für die Nutzung der APPutzer Anwendung registrieren: https://servicecenter.apputzer.cloud/register/.

Sie erhalten nach dem Klick auf den Button ‘’Registrierungsanfrage senden’’ eine E-Mail zugesandt. Bitte überprüfen Sie hierfür den Posteingang Ihres angegebenen E-Mail Kontos und ggf. Ihren Spam-Ordner.

In der Ihnen zugesandten E-Mail müssen Sie nun Ihre E-Mail Adresse verifizieren. Für die Verifizierung klicken Sie bitte auf den Button ‘’E-MAIL BESTÄTIGEN’’.

Mit der Verifizierung Ihrer E-Mail Adresse werden Sie in das APPutzer Servicecenter weitergeleitet. Hier geben Sie bitte alle Ihre Unternehmensdaten ein und wählen ein Lizenzpaket je Mitarbeiteranzahl für die Nutzung der APPutzer-Anwendung aus. Nachdem Sie alle Daten eingegeben und Ihr Lizenzpaket ausgewählt haben klicken Sie bitte auf den Button ‘’Verbindlich Lizenzvertrag abschliessen’’.

Nach dem Sie Ihren Lizenzvertrag online verbindlich abgeschlossen haben, erhalten Sie Ihre Superuser Zugangsdaten per E-Mail zugesandt. Bitte überprüfen Sie ggf. Ihren Spam-Ordner.

Superuser

Datenpflege /Administration:

Sie können sich nun mit Ihren Superuser Login Daten in Ihrer APPutzer Cloud Umgebung einloggen: https://portal.apputzer.cloud. Bitte geben Sie Ihre Firmen ID, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und melden sich in Ihrer APPutzer Cloud Umgebung an.

Eine Anleitung für die Einrichtung der APPutzer Anwendung finden Sie unter: https://apputzer.com/video-anleitung/.

Step1

Hinterlegung der Informationen der betreuten Objekte:

Bitte klicken Sie links in der Menüleiste auf den Button: Objekt anlegen

Hier hinterlegen Sie bitte jedes Objekt einzeln nacheinander und geben alle Informationen inkl. der gesamten Score-Daten ein. Sie können alle relevanten Daten zu dem betreuten Objekt,  wie z.B. allgemeine Daten, die Anschrift sowie Informationen zu der Kontaktperson hinterlegen.

Step2

Hinterlegung der Räume:

Nach dem Sie die Objekte hinterlegt haben klicken Sie bitte in der Menüleiste auf den Button ‘’Objektliste’’. Hier werden Ihnen alle betreuten Objekte angezeigt. Auf der rechten Seite unter dem Button Action können Sie die Räume manuell oder via csv. Import hinterlegen.

Für die manuelle Hinterlegung der Räume klicken Sie bitte auf das Werkzeug Symbol und anschließend auf den Button “Raum anlegen”.

Hier geben Sie bitte die Eckdaten jeweils einzeln zu den Räumen wie z.B. Raumkennung, Raumtyp, Raum Score in Minuten und die Raumgröße an.

Diesen Schritt können Sie beliebig oft wiederholen und so viele Räume anlegen, wie Sie benötigt werden. Es gibt keine Einschränkung der Raumanzahl.

Upload / Import csv. Datei der Raumlisten:

Für den Upload der Raumlisten können Sie die csv. Vorlage Räume-Import unter folgendem Link herunterladen: https://apputzer.com/wp-content/uploads/2019/11/apputzer_raeume.csv.

Bitte geben Sie hier die gewünschte Raumbezeichnung, Raumtyp, Score und  Raumgröße an und speichern diese auf Ihrem Desktop.

In der hinterlegten .csv Datei sind Beispiele hinterlegt. Bitte geben Sie die Informationen zu den Räumen ohne Leerzeile, wie abgebildet ein.

Im Anschluss können Sie die csv.Raumliste links unter dem Button Objekt Liste > rechts Actions > Werkzeug Symbol anklicken und den Button ‘’Räume importieren’’ uploaden.

Abrufen der hinterlegten Rauminformationen:

Unter dem Menü Objekt Liste > rechts Actions >Werkzeugsymbol >‘’Räume anzeigen’’ können Sie die hinterlegten Räume einsehen ,bearbeiten und entfernen. 

Step3

Hinterlegung der Mitarbeiterdaten inkl. Passwortvergabe:

Ihre Mitarbeiterdaten können Sie manuell oder via .csv Datei Upload im System hinterlegen.

Manuelle Hinterlegung der Mitarbeiterdaten:

Über das Menü Mitarbeiterverwaltung > ‘’Mitarbeiter anlegen’’ können Sie mit Ihren Superuser Zugangsdaten Ihre Mitarbeiter im System anlegen. Ihre Superuser Zugangsdaten wurden Ihnen bereits nach Ihrer verbindlichen Registrierung per E-Mail zugesandt. 

Bitte achten Sie darauf, dass Sie für alle Rollen jeweils einen Cleaner, Checker, Rezeption,Techniker und Supervisor anlegen. Bitte selektieren Sie je Mitarbeiter nur eine Rolle. Die Pflichtfelder der benötigten Mitarbeiterinformationen sind mit einem Sternchen versehen. Sie können pro Objekt nur einen Supervisor zuweisen. Sollten Sie mehrere Supervisoren anlegen wollen, empfehlen wir Ihnen einen Master-Supervisor Login anzulegen, damit diese einen Zugang gemeinsam nutzen können. Bitte vergeben Sie jedem Mitarbeiter den Sie anlegen eine neue Personalnummer, selbst wenn Sie einen Mitarbeiter mit zwei Rollen hinterlegen, geben Sie bitte zwei verschiedene Personalnummern an.

Upload / Import der Mitarbeiterlisten via .csv Datei:

Ihre Mitarbeiterdaten können Sie manuell oder via .csv Datei Upload im System hinterlegen.

 

Sie finden auf der Website www.apputzer.com im Download Bereich oder unter folgendem Link eine Komma getrennte Muster csv.Datei: https://apputzer.com/wp-content/uploads/2019/11/apputzer_personal.csv.

In der Musterdatei sind einige Beispiele hinterlegt. Bitte achten Sie darauf Ihre Mitarbeiterinformationen so anzugeben wie in der Datei vorgegeben Komma getrennt und ohne Leerzeile einzufügen.

Step4

Objektzuordnung der Mitarbeiter:

Ihre Mitarbeiterdaten können Sie manuell oder via .csv Datei Upload im System hinterlegen.

Die Objektzuordnung der Mitarbeiter kann nur mit Ihren Superuser Zugangsdaten erfolgen. Alle anderen Mitarbeiter/Rollen haben hierfür keine Berechtigung.

Für die Zuordnung der Räume an Ihre Mitarbeiter klicken Sie bitte im Menü im linken Bereich auf Objektmanagement > Objekt Liste > rechts Actions > Werkzeug Zeichen des Objekts unter dem Sie die Mitarbeiter zuordnen möchten > ‘’Mitarbeiter zuweisen’’.

Hier haben Sie nun die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter dem betreuten Objekt zuzuweisen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie pro Objekt nur einen Supervisor zuweisen können. Für alle anderen Rollen können Sie mehrere Mitarbeiter selektieren und einem Objekt zuordnen. Nachdem Sie Ihre Mitarbeiter selektiert haben klicken Sie bitte im Anschluss auf den ‘’Speichern’’ Button. Achten Sie bitte darauf alle Mitarbeiter einem Objekt zuzuordnen, da sonst nach dem Login keine Objekte bzw. Räume zugewiesen und eingeblendet werden.

Superuser ( Bitte nur 1 x hinterlegen)
Supervisor zuweisen ( pro Objekt /1 Supervisor)
Rezeption zuweisen (beliebig viele)
Techniker zuweisen (beliebig viele)
Checker zuweisen ( beliebig viele)
Cleaner zuweisen (beliebig viele)

Step5

Mitteilung der Zugangsdaten an Ihre Mitarbeiter:

Die von Ihnen als Superuser vergebenen Zugangsdaten an Ihre Mitarbeiter können nur über die WEB-Admin Oberfläche mit den Rollen als Super User und Supervisor geändert werden. Bitte beachten Sie, dass Ihre Checker und Cleaner nach dem ersten Login in der APPutzer APP im ersten Step das von Ihnen vergebene Passwort eingeben und anschließend sich ein neues Passwort hinterlegen können. Sollten Ihre Mitarbeiter Ihre Passwörter vergessen oder sich nicht einloggen können, bitten wir Sie sich in der Web-Admin Oberfläche einzuloggen und über das Menü Mitarbeiterliste>Actions>”Passwort ändern” ein neues Passwort zu hinterlegen.

Supervisor

Objektzuordnung der Mitarbeiter:

Für die Erstellung der Arbeitspläne muss der Login mit den Supervisor Zugangsdaten erfolgen. Klicken Sie bitte im Menü nachdem Sie sich mit den Supervisor Zugangsdaten eingeloggt haben auf den Button Planung > “Arbeitsplan planen’’.

Bitte wählen Sie nun das Objekt und Datum aus für das Sie einen Arbeitsplan erstellen möchten.

Hier selektieren Sie die zu reinigenden Räume und klicken anschliessend auf den Button ‘’Räume zuweisen’’.
Diesen Schritt wiederholen Sie so oft, bis alle Räume allen Cleanern zugeordnet wurden. Sollten Sie einem Cleaner zu viele Räume zuweisen, die in der Arbeitszeit nicht zu bewerkstelligen ist (Score-Angaben bei Mitarbeiterdaten Hinterlegung), wird dieser im unteren Bereich rot eingeblendet.
Sollten Sie einen zugeteilten Raum einem anderen Cleaner zuweisen oder die zugewiesen Raeume wieder löschen wollen, können Sie dies in Ihrer Planverwaltung freigeben und neu zuteilen.

Klicken Sie hierfür im Menü auf den Button Planverwaltung > Arbeitsplan planen > Objekt auswählen > Datum auswählen > Arbeitsplan erstellen. Im unteren Bereich wird Ihnen der zugeteilte Checker angezeigt. Wenn Sie auf den Namen des Checkers klicken werden die ihm zugeteilten Cleaner eingeblendet.

Klicken Sie nun auf den Namens des Cleaners öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die zugeteilten Räume angezeigt werden.

Hier können Sie die Räume die Ihrem Cleaner zugewiesen worden sind wieder freigeben. Nach Freigabe erscheinen diese wieder in der nicht zugeordneten Räume Liste. Sie können die zugeteilten Räume hier auch einem anderen Mitarbeiter /Cleaner zuweisen. Klicken Sie hierfür bitte im oberen Bereich auf den Button ‘’Mitarbeiter neu zuweisen’’

Live Status

Der Livestatus der gereinigten Räume wird für die Mitarbeiter mit den Rollen als Superuser, Supervisor, Rezeption und Ihrem Techniker nach Login über einen Webbrowser in der APPutzer Cloud Umgebung angezeigt.

Diese Rollen/ Mitarbeiter können die Reinigungsprozedur jederzeit live mitverfolgen. Um den Livestatus der Räume in der Übersicht zu aktualisieren können Sie rechts über die Schaltfläche ”Refresh” den Status aktualisieren.

Einen automatisierten Livestatus können Sie mit der Installation des Plugins “Auto Refresh” über Ihren Chrome Web Store erhalten. Auto Refresh ist die beste Erweiterung, mit der sich die APPutzer-Weboberfläche automatisch aktualisiert und neu laden kann. Sobald die Reinigungsprozedur für einen Raum beginnt, wird der Name des Cleaners in der Live-Ansicht angezeigt.

Login APPutzer App

Die APPutzer App können Sie im Google Play Store für Ihr Android Mobilgerät oder über Ihren Apple App Store für Ihr iOS Apple iPhone installieren.

Nach der Installation der APPutzer APP müssen Sie Ihre Firmen ID richtig eingeben und die Datenschutz-, Nutzungsbedingungen und AGB akzeptieren.

Im Anschluss geben Sie Ihre Zugangsdaten je Gerät für die Rollen als Cleaner oder Checker ein.

Nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten öffnet sich ein weiteres Fenster und Sie werden gebeten ein neues Passwort einzugeben. ( Checker & Cleaner )

Reinigungskraft / Cleaner

Nach dem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten eingeloggt haben, werden Ihnen die zugewiesenen Räume als Tagesarbeitsplan in der App angezeigt. Sie können mit den Reinigungsprozeduren beginnen und wissen genau welche Räume zu reinigen sind. Bei Beginn der Reinigung des Raumes klicken Sie in der Raumübersicht auf einen Raum und dann auf den Button “Reinigung starten”.

Login für Ihre Cleaner*innen

Für Mitarbeiter*innen zugeteilte Arbeitspläne.

Beginn der Reinigungsprozedur mit nur einem Klick,

während die Reinigung läuft, wird die Zeit im Hintergrund festgehalten.

Reinigung ausgeführt. Der Raum wird nun im System zur Überprüfung vorgemerkt.

In der Arbeitsliste der Mitarbeiter*innen wird der Raumstatus - on oder offline - als gereinigt markiert.

Ein Fundstück kann mit der “Lost & Found” Funktion im System eingetragen werden.

Im Arbeitsplan wird der Fund dokumentiert

Einen Raum mit “nicht stören” markieren. Damit Hotelgäste auch wirklich Ruhe haben.

Für die Technik eine Störung in einem Raum mit der “Defekt melden” Funktion im System eintragen.

Der Tagesarbeitsplan ist on und offline verfügbar.

Bei Beginn der Reinigung nach Klick auf den ‘’Reinigung starten’’ Button ändert sich der Status des Raumes und wird den anderen Mitarbeitern /Rollen live angezeigt.

Bei Beendigung der Reinigung klicken Sie einfach wieder auf das Handzeichen mittig und der Status des Raums ändert sich in „Gereinigt“. Diese Info läuft in allen Abteilungen auf und kann live mitverfolgt werden. Diesen Schritte wiederholen Sie bei allen Räumen die Sie reinigen, damit Ihr Checker die Räume überprüfen und freigeben kann.

Sollte ein Gast im Raum seine Sachgegenstände vergessen haben, können Sie dies mit einem Foto unter dem Lost & Found Button dokumentieren. Diese Info kann die Rezeption sofort einsehen und bei Rückfragen vom Gast die Information weitergeben.

Bei benötigten Reparaturen in einem Raum können Sie dies unter dem Button ‘’Defekt dokumentiert’’ melden. Die Störungsmeldung wird dem Techniker sofort angezeigt, so dass er umgehend reagieren und die Defektmeldung beheben kann.

Vorarbeiter / Checker

Nachdem Sie sich mit den Ihnen mitgeteilten Zugangsdaten eingeloggt haben, werde Sie aufgefordert ein neues Passwort einzugeben. Nach dem Sie nun als Checker eingeloggt sind können Sie den Status der gereinigten Räume der Cleaner einsehen und für die Freigabe prüfen.

Login für Ihre Checker*innen

Im "Checker Dashboard" haben Ihre Vorarbeiter*innen einen Überblick über die zugeteilten Mitarbeiter*innen und die zu prüfenden Räume.

Die Vorarbeiter*innen können in Echtzeit den Status der "Cleaner Raumlisten" verfolgen.

Die Vorarbeiter*innen können die Arbeit der Cleaner*innen digital bewerten, Räume freigeben oder Cleaner*innen zur Nachreinigung auffordern.

Vorarbeiter*innen können einen Raumstatus im System auf "nicht stören" setzen oder aufheben.

Mit der “Foto & Notiz” Funktion können Vorarbeiter*innen die Cleaner*innen klar definiert zur Nachreinigung auffordern.

Die nachzureinigenden Räume werden in der Cleaner Arbeitsliste in Echtzeit hervorgehoben und sind im gesamten System sichtbar.

Nach Auswahl des Raumes können Sie als Checker den Raum prüfen und freigeben oder zur Nachreinigung auffordern. Die Aufforderung zur Nachreinigung erfolgt mit einer kurzen Bemerkung und einem Foto. Der Cleaner bekommt sofort die Info und kann den Raum umgehend nachreinigen.

Im Anschluss erfolgt erneut die Überprüfung des Raumes und eine Freigabe des Raumes.

Rezeption

Die Rezeption kann sich mit den vergebenen Zugangsdaten über einen Webbrowser oder Tablet einloggen und den live Status der Reinigungsprozeduren live mitverfolgen und bei erteilter Freigabe der Räume durch den Checker, den Raum sofort an einem Gast vergeben.

Sobald z.B. ein vergessener Gegenstand eines Gastes ausgehändigt wurde kann man diese Information direkt im System als ‘’Aushändigen ‘’ markieren.

Techniker

Ihr Technik Team kann sich über einen Webbrowser oder Tablet in die APPutzer Anwendung einloggen und erhält schnell die Meldung zu anfallenden Reparaturen in den Räumen. Sobald die beschriebene Reparatur behoben worden ist, kann der Techniker den Status als ‘’behoben’’ markieren und eine Notiz entsprechend im System hinterlegen.